Externý archív – efektívne riešenie papierovej vojny

Logo spoločnosti NIKOL Martin, s.r.o., zdroj: nikolmartin.sk

Viete, ako správne archivovať firemné dokumenty? Ktoré zničiť bez obáv a ktoré uchovávať hoc aj sto rokov? Ako dlho archivovať faktúry a prečo nevyhodiť výplatné pásky? Tieto zdanlivo jednoduché otázky však majú zložitejšiu odpoveď. Do hry spravidla vstupujú až vtedy, ak máte vo vašich kanceláriách všetky skrine preplnené papiermi a začnete sa pýtať, ako sa ich zbaviť.

Otázkou profesionálnej archivácie sa zaoberá firma NIKOL Martin, s.r.o. už dvadsať rokov. Nie sú to len rôzne regále, ktoré vyrábame, ťažiskovou činnosťou sú najmä outsourcingové služby správy registratúry.

V posledných rokoch mnohé najmä zahraničné spoločnosti prejavili zvýšený záujem o našu službu externého uloženia dokumentácie. Projektové riešenia budov totiž v mnohých prípadoch nepočítajú s otázkou archivácie a dokumentácia spoločností sa tak ocitá „bez majiteľa“. Kvantá papierov a šanónov sa hromadia v skriniach, pod stolom či v sklade a už po niekoľkých rokoch prerastajú cez hlavu. Na jednej strane stojí otázka, čo s tým robiť a na strane druhej sú tu zákony, ktoré zakazujú dokumenty len tak skartovať. Cieľom našej práce je preto zákazníka maximálne odbremeniť a vyriešiť všetky otázky za neho.

Priestory našich registratúrnych stredísk sa nachádzajú v Martine a poskytujú miesto uloženia dokumentácie viacerým spoločnostiam. Medzi nimi sú napríklad závody Johnson Controls a JP foam manufacturing v Lučenci, Seisa Europe v Myjave či SUNMASS v Bratislave. Vzájomná vzdialenosť pritom nie je dôležitá. Komunikácia s klientom prebieha telefonicky a elektronicky. V prípade potreby vyhľadania a doručenia dokumentov sme schopní už do 30 minút od zadania požiadavky predmetné záznamy vyhľadať a poslať klientovi emailom.

Odbremenenie od množstva papierov však nie je jediný benefit, ktorý zákazník dostane. Zákon o archívoch a registratúrach totiž ukladá veľké množstvo povinností a tie klientovi poskytujeme v komplexnom meradle. Vrátane už spomínanej skartácie a komunikácie so štátnym archívom. Naše prepracované služby navyše dopĺňa softvérová podpora evidencie každého spisu, ktorý do svojej správy prevezmeme. Klientovi tým odpadajú náklady na nákup regálov, preškoľovanie zamestnanca a jeho mzdové nároky.

Najväčším získaným bonusom služby externého uloženia dokumentácie je však ochrana vlastného know-how, ktoré sa v dokumentácií nachádza. Jeho neoceniteľnú dôležitosť spoločnosť ocení najmä pri obchodných, personálnych ale tiež majetkovo-právnych záležitostiach. Ak sa „papierová vojna“ začína týkať aj Vás, navštívte stránku spoločnosti NIKOL Martin, kde sa o našich službách dozviete viac.

Alena Macková, manažér pre odbornú správu registratúry, NIKOL Martin, s.r.o.

Zdroj článku: 
Sekcia: